Aulatecnic.es

La formación aumenta la autoestima y mejora el rendimiento

A.
Mejora tus conocimientos de bases de datos, de manera fácil y rápida.
B.
La creación de la tabla y sus campos son los elementos más importante de toda base de datos.
C.
En este curso, Access va a dejar de ser el patito feo de la ofimática.

Todo lo que debes saber de Access:

 

 

1 ¿Que es Access?
2 Objetos de una base de datos Access
3 Características de un campo
4 Tipos de datos en Access
5 Iniciando Access
6 Primer ejercicio -Crear tabla
7 Segundo ejercicio - Crear formulario y un informe
8 Tercer ejercicio- Crear consultas.
9 Subtotales

 

 

¿Qu es Access?

 

Access es un gestor de bases de datos relacionales gráfico e interactivo. - Una base de datos Access, a diferencia de otros gestores de B.D., se guarda en un único fichero de extensión MDB (versiones <2007) ACCDB (Versiones >2007)(ya veremos que hay otros tipos de ficheros Access).

Access organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de un libro contable o a las de una hoja de cálculo. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila se denomina propiamente registro y cada columna campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información, un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Productos, por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

Objetos de una base de datos Access

Tablas: cada tabla sirve para guardar datos del mismo “tema”, en forma de registros y campos. Los diferentes “temas” de la base de datos, están relacionados de una manera determinada.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la B. D., con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (ordenaciones, pantalla, impresora, etc.).

Formularios: elementos en forma de ficha que permiten la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva. · Informes: permiten preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Páginas: nos permiten analizar los datos y “traducirlos” en una página Web. ·

Macros: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar, para automatizar tareas repetitivas. ·

Módulos: programas (conjunto de instrucciones) escritos por el usuario en el lenguaje de programación Visual Basic

 

Características de un campo

Puede tener 64 caracteres como máximo (letras, números y espacios en blanco)Es conveniente que sea un nombre descriptivo del campo, que sea corto y que no tenga espacios enblanco, ya que en caso contrario su uso se hace difícil cuando tengamos de utilizar dicho nombre en unaexpresión.

 

 

Tipos de datos en Access

Texto o texto corto: datos de tipo alfanuméricos, sólo admite hasta 255 caracteres. Lo utilizaremos para guardar nombres, apellidos, ciudad...

Texto largo o memo: datos de texto con grandes cantidades de caracteres, hasta un máximo de 64.000(según versión). Lo utilizaremos para guardar campos de tipo descripción, notas y otros textos largos.

Numérico: datos numéricos (enteros, decimales, etc). En las propiedades de número podemos escoger la longitud y si es entero o decimal.

Moneda: datos numéricos con formato decimal y con formato moneda.

Fecha/Hora: fechas y horas. En las propiedades se puede escoger el formato de fecha y hora

Autonumérico: valor numérico que el “Microsoft Access” incrementa de forma automática para cada registro que agregamos. Moneda: valores de moneda.

Sí/No: Valor lógico, sólo hay dos opciones (verdadero o falso)

Objeto OLE: gráficos u otros objetos binarios Hipervínculo: texto de una dirección de hipervínculo, como páginas web. - Descripción del campo Para que las tablas sean más fáciles de entender y actualizar, podemos incluir una descripción para campo de la tabla. Cuando estemos introduciendo datos en un campo que tiene descripción, ésta aparece en la barra de estado (última línea de la pantalla).

Hipervínculo: datos de tipo texto con dirección de vínculo a un documento o archivo en Internet, en una intranet, en una red de área local (LAN) o en el equipo local.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos; cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada de datos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento de 2GB

Iniciando Access

En primer lugar partiremos de la creación de una base de datos en blanco. La ventana principal de trabajo, nos muestra todos los módulos y a su vez la posibilidad de crear otros nuevos o diseñar los existentes.

De manera excepcional Access obliga a poner un nombre al fichero en primer lugar. De manera que indicamos una carpeta, ponemos nombre al documento y al aceptar nos muestra una tabla.

No se debe escribir en esta vista, se ha de seleccionar vista diseño para empezar a entrar datos de campos.

Exploraremos algunas tablas para ver los tipos de campos utilizados y las propiedades de los mismos. Los botones “Vista Diseño” y Vista Hoja de datos”:nos permiten alternar entre Editar datos o modificar el diseño de la tabla.

Primer ejercicio en Access

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

Determinar la finalidad de la base de datos Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

Nuestro primer ejercicio será crear una aplicación para gestionar los productos de una tienda de regalos.

Hay que pensar que necesitamos, hacer un listado de lo que quermos obtener.

Listado de todos los productos por categoría
Listado de todos los juguetes para niños de 1 a 2 años
Especial educativos ...

Buscar y organizar la información necesaria

Buscar todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los : Nombre, descripción, precio……

 

Base de datos de una sóla tabla -Tabla productos-

 

Segundo ejercicio - Crear formulario y un informe

Crear un formulario que permita la introducción de los datos a la tabla y organizar los campos de la manera más cómoda para su introducción.

Introducir unas 5 Artículos inventados para poder realizar consultas de diferentes platos.

Crear un encabezado con contenga un botón para salir del formulario y otros dos botones para facilitar el movimiento de registros.

También añadir un botón para poder imprimir sólo el Registro Actual.

Genera un informe de tipo tabular que muestre todos los productos.

 

 

 

 

Tercer ejercicio - Crear consultas

Para crear una consulta es necesario ir a la barra de herramientas de crear y escoger Diseño de consulta

a continuación, pedirá escoger una tabla y luego ya seleccionamos los campos que queremos mostrar en la consulta en el orden que escojamos.

 
Campo: Aquí seleccionamos el campo de la tabla que deseamos mostrar o bién tener en cuenta como filtro id Nombre del producto
Tabla: Aquí aparece el nombre de la tabla. Productos Productos
Orden: Permite ordenar por el campo seleccionado Ascendente  
Mostrar: Permite ver o no els campo marcado
Criterios: Aquí hay que escribir los criterios de selección    
o: Si escribimos un criterio aquí, se ha de cumplir uno u otro (El de la línea criterio o esta línea)    


campo:   Nombre de producto
criterio : colonias * sustituye cualquier texto a continuación de colonias, sólo muestra los registros que cumplen el criterio.
criterio : *colonias sustituye cualquier texto antes de colonias, sólo muestra los registros que cumplen el criterio.
criterio : Como "*coloni *"   muestra los registros donde el contenido de Nombre del producto encuentra la palabra coloni.
criterio : NoEs Como "*coloni *" muestra los registros donde el contenido de Nombre del producto no contenga coloni.
criterio : Es Nulo muestra todos los registros dónde el campo Nombre del producto esté vacio. 
criterio : No Es Nulo muestra todos los registros dónde el campo Nombre del producto no esté vacio. 
criterio : [Entra el nombre del producto] muestra un cuadro de diálogo dónde nos permite entrar un valor.

 

 

 

 

Subtotales

 

Se aplica a una lista de datos que tiene un contenido repetido en alguna de sus columnas y nos permite agruparlas para poder hacer cálculos con los contenidos de datos numéricos.

En primer lugar la lista debe tener una fila de encabezado y estar ordenado por la columna que deseamos agrupar.

Se coloca el cursor en cualquier lugar de la lista y se selecciona Datos/Subtotales

En el cuadro de diálogo se ha de seleccionar:

Para cada cambio en: la columna que se ha ordenado

Usar función: Escoger Suma

Agregar subtotal: Marcar las casillas con contenido numérico que deseamos sumar